私は友人に書くのは全く問題ないのですが、
ビジネスになると何度も打ち直しで何分もかかってしまうことがよくあります。
特にこちらに責がある場合のやりとりは精神的な負担も大きいものです。
でも、ChatGPTやClaudeを“メール下書き専属の秘書”にすれば、そのストレスは今日で終わります。
（いうまでもなくあくまでも「メールを書くストレス」ということです）
この記事では、私自身が実践したメール作成術を紹介します。
1. なぜAIにメール作成を任せるべきなのか？
AIは、私たちが苦手とする 「感情を切り離す作業」 と 「ビジネスマナーの最適化」 を淡々とこなしてくれます。
当然ちゃ当然ですよね。機械ですから。
それでも…
- 語彙が豊富： 同じ表現を繰り返さず、自然で丁寧な文章に整えてくれる
- 客観的： 謝罪メールでも、卑屈にならず誠実なトーンを維持
- 圧倒的に速い： 構成を考える時間はゼロ。あなたは内容を確認するだけ
強みですね～。「文章を考える」から解放されるだけで、仕事のストレスは大きく減ります。
2. 失敗しない「メール作成プロンプト」
ただ「メールを書いて」と頼むだけでは、どこか冷たい“AIっぽい文章”になりがちです。
そこで“絶対に外さない指示の出し方” を紹介します。
【コピペOK｜ビジネスメール作成プロンプト】
あなたは一流のビジネス秘書です。以下の【状況】をもとに、[取引先/上司]宛の丁寧なメール案を作成してください。
【状況】
・内容：システムトラブルにより、見積書の送付が1日遅れる
・相手：株式会社〇〇の佐藤様
・こちらの立場：◆◆の[自分の名前]
・伝えたいこと：誠実な謝罪と、明日の午前中には必ず送るという約束
【ルール】
・堅苦しすぎず、誠実さが伝わるトーンで
・件名も作成すること
このプロンプトを使うと、AIは数秒で
「件名：見積書送付遅延のお詫びと送付予定のご連絡」
といった、完璧な構成のメール案を返してくれます。
3. 「AIっぽさ」を消す最後のひと工夫
AIが作った文章はそのまま送っても問題ありませんが、
“あなたの言葉”を足すと、驚くほど自然になります。
例：
- 「佐藤様に以前教えていただいた〇〇の件も、併せて確認しております」
- 「先日の打ち合わせでは、貴重なお時間をいただきありがとうございました」
こうした “あなたと相手だけが共有している情報” を添えるだけで、
文章に温度が生まれ、AI感が完全に消えます。
4. 浮いた時間で、本当にやるべき仕事に集中できる
メール作成をAIに任せると、簡単に時間が浮きます。
その時間で、
- トラブルの原因調査
- 新しい企画の検討
- 資料のブラッシュアップ
など、より価値の高い仕事に集中できます。
これこそが、AIを使いこなす人だけが手に入れられる ”自由” です。
まとめ：AIはあなたの“言葉の守護神”
メールが苦手な人ほど、AIを味方につけてください。
AIは、あなたの誠実さを丁寧なビジネス日本語に翻訳してくれる頼れる存在です。
「AI救急箱」 では、明日から職場で胸を張って使えるAI活用術を今後も紹介していきます。
次にあなたがやるべきこと
今日送る予定のメールを、まず1通だけAIに下書きさせてみてください。
そのスピードと完成度に、きっと驚きます。
[あわせて読みたい]
「PCが重すぎてAIどころじゃない！」という方は、PCを爆速にする設定をまとめたこちらの記事もチェックしてみてください。
必要であれば、
- 記事のSEO最適化
- SNS向け要約
- アイキャッチ案
なども作れます。
